KISS … Keep it Simple Stupid

其實，在研究任何方法去改善自己的工作流程時，我都會運用 KISS 原則，Keep It Simple Stupid。

凌亂的桌面

小時候，我常常被父母罵桌面這樣凌亂，大個被人看見，會以為個人沒組織力和工作效率，會沒出息的。

我那時在想，為甚麼我收拾桌面和自己地方時，已經那麼用心設想好每一件東西該在的位置，但為何兩三天就打回原樣呢？

後來，我發現桌面儘管凌亂，要的東西總是找到的。於是，我再收拾時，都盡量按凌亂後東西的位置設計擺放的空間。之後，再過了數次位置調整後，及後收拾東西時，只是清理沒用的東西就行了。

這個事件讓我體現到，所有設計都要按人的習慣去想。而對於人來說，最簡單的東西，就是最 Stupid 最不要用腦的東西。而習慣這東西，就是將一些常規性的行為，烙印在腦中，以後不再浪費精力，不用腦去想去做的行為了。而按習慣去設計，最能讓我平時保持最簡單和無腦的方式，保持桌面整潔了。

工作流程

到處理工作程序時，為了要用最少的資源和時間去創造最大的價值，在設計流程時，最先要做的時了解成員的普遍習慣。因為人類按習慣做事，是最省力，出錯最少的。只是，設計工作流程比單純的收拾桌面復雜。這是人人的成長環境不同，故習慣也不同的緣故。

因此，在工作流程中，設計者只能做好「接口」。即人人都能懂的格式，以讓各岡位的成員能夠按自己的習慣以最有效的方式工作，而讓成果按「接口」的規格生成，讓其他人都能看懂和跟進。

這些接口，數位述語稱之為 API，在日常生活中我們稱之為文件。而文件的設計，這樣說來很「工科」，其實也很「藝術」，總的來說是按人性做「設計」。設計出來的文件，也是運用 KISS 的原則，讓大家都平均用最少時間成本去生成這些文件。不然，機構中的人會變得為做「文件」而做「文件」，忘記了做「實事」。

產品設計

而產品設計比上述兩件更進一步了。通常，一件新產品的面世，通常是創造者發現市場上一個未被滿足的需求，伴隨著商機而生成。

而產品設計，最基本就是幫助用家在得到產品帶來的利益同時，能減低使用者因要用新產品而衍生出來的學習成本，和創造這件產品的生產成本。

就以客人外判給我們製作的，流動排隊管理應用為例，為了店員能更快上手整個系統，整個介面因此就像是現有的排隊格仔紙，及傳統打印排隊票的控制鍵盤的合體。

而為了減低用家的學習成本同時，還照顧沒有smartphone的用家，系統因此設計成可打印附上 QR Code 的實體排隊票出來。

這樣做，可以讓用家利用等位的時間，以 QR Code 和店舖上的簡單教學指示，讓用家憑藉掃描票上的 QR code，下載應用。再利用App 掃描多一次 QR Code，就能夠逛街，免除在餐廳門外乾等的煩惱了。

至於在用家介面的排版上，為了讓用家可以更快的上手，介面運用的元素，最主要都是大家耳熟能詳的組成。務求減低用家使用這個 App 的學習門檻。而 App 中各種服務的排位，也會協助用家一步步發掘和探索。

可見，產品設計最大的難度，就是無可避免的要讓用家學習一些新的習慣，去得到產品帶來的好處。當中，盡量利用人的認知去降低學習門檻，及引領用家發掘新行為帶來的好處。而要去到好的產品設計，更需要就是一個亮麗的外表，吸引到用家上手。

做到以上這些要點，才可算是幫產品 Keep it Simple Stupid。那用家才會 Kiss 你的產品！

圍繞 Gmail 和 雲端 工作的一天

當讀到 GMail 有新功能，和 +esor huang 網友所寫的很多有關工作整理的文章，啟發了我也分享平時我是怎樣利用各種雲服務，去建立我的工作環境。

讓我簡單介紹我的背景，我在我公司的工作，主要是跑業務 (Sales) 和統籌接回來的項目 (Project Manager)。隨著業務的積累，要處理的事項越來越多。所以，我從 Google 的服務引申了一套自己的工作流程管理。

首先，每天一開始，隨了基本的梳洗外，我第一件事一定會開 Feedly 去讀外國的最新科網資訊。使用 Feedly 的原因是其雲端特性，一套雜誌選擇設定可以跨平台操作。而選擇在早上看是外國的貼文多是在我們下班後出現，早上看可以一次過看回晚上發生的最新消息。

之後，看到對的新聞，就會用按分享至 Pocket 記下來。用 Pocket 的好處是手機上看的東西，可以回到公司，打開 Chrome 就可以把新聞打開。這個動作好像剪報，我可以很輕易的讓我的同事和客戶得到第一手整理的資訊，和取出我有用的資訊。

吃過早餐在途上時，我會用手機上開 Gmail 清理垃圾和看看有甚麼東西要更新處理。這時看 Email 只會看，不會回覆。因為這回的目的時要排當天要做的事的重要性。這是我會用到 Any.Do。如在查看電郵時有新的事項要處理，都會在這個時候新加進去。之後，我會看看當天的工作份量會不會過多或過少。過多的，就延遲一些不太緊急或重要的事項；過少的，就把一些積壓的事項都處理掉。選用Any.Do的原因，大家可以按此查看，在此不再重覆了。

當回到辦公室後，第一件事就是開 Gmail 了。配合 Gmail 的標籤功能，我可以讓所有透過 Email 傳遞的故事，都跟據項目標籤好。好處時可以有效大大縮小我要搜尋和消化的範圍，更好的理解相應的前文後理。再加上配合了 Any.Do 的 Chrome 插件後，我就可以把要稍後處理的事，加入待辦事項清單，稍後安排處理。

有項目要管理，當然要有雲端硬碟了。而最終選用 Google Drive 的原因是，結合 Gmail 後，遇上要發大容積 PSD 檔給對方，我只需要存檔在本機的 Google 雲端硬碟檔案，然後好像加入附件般把檔案依附在郵件中發給對方，而對方都只是一按連結就能下載該檔案了。這樣，附件的檔案就算有10GB，對方有最大收件限制都能發給對方了。以前要這樣做，要借助 FTP 幫忙，步驟可沒那麼直觀了。

而且，透過用 Google Drive 中的 Document 功能，我可以把項目的一些計劃分享給客戶填寫和加備註，好確保大家所說所做的事都是一致。當然，Formatting還未可以和 Microsoft Office 比，但說到協同合作，就有其獨有的方便性。

但不得不說，Google Drive有很多功能，要好好運用是需要一定的邏輯，希望將來在直觀上做得更好，使用也能更普及了。

由此可見，就算是一天沒外出見客戶，但要做好日常工作，這些雲端工具的幫忙也大大提升了工作效率了。不知道數碼工具，又會怎樣幫助大家工作呢？

Manage Project with Google | 利用Google做項目管理

Many People will adopt Google Calendar to manage their schedule, like us. But when you come to work with different entities, we will share our calendar to our clients. But think in your clients' shoes, you share the documents and schedules and everything in the project with the clients, they will have tons of information about the project and will easily miss a detail. 

At this point, Google Sites come into the place. We use Google site to make a dashboard for every projects. So that the client can access the project logs, the schedules, the stuff they need to hand over to us and the files we give the clients in one place. Now, they will not missed a detail, and we have more happy clients. 

You may take a look at the following to understand more about Google Calendar and Google Sites. If you know how it works, it really helps the SMEs to manage their business better. 

https://sites.google.com

很多人都會用Google日曆去排他們的日程表，而當你跟不同的客戶和供應商合作，你會把大量的日程表、文件等資訊和不同人分享。但站在客戶的立場去想，其實有大量的資訊雜亂的分享給他們，他們很易會遺忘了一些詳情。

到這個位置，我們活用了Google Sites做一個Dashboard去解決這個問題。我們做每個項目時，都會用Google Sites去把項目相關的記錄、日程和檔案，都透過這個Dashboard去分享。現在，大家都不會遺忘詳情，我們的客戶也比以前開心了呢！

詳情你可以去Google Sites開一個網站試試看，當你能活用Google這些工具，我相信一定可以幫到各中小企更好的去掌握他們的業務。

https://sites.google.com