事分緩急輕重

就算是全世界最幸運的混混，不論是金錢、時間還是甚麼的，總會有資源有限時。所以，懂得分事情的緩急輕重，便顯得重要。

而為每一件事定下先後次序，我的做法是首先就是和現下的目標做比對。(關於定目標，可按此參考) 而透過這個比對，很簡單就發現，這件事對你重要不重要。當有事件的重要性後，再看事件的時效性，然後試著填下這個分類表中：

如果是 (1) 又重要又緊急，當然是立刻把事情了結。如果是 (2) 重要但不緊急，當然也要計劃好把事情處理好。至於 (3) 不重要但緊急，如交電話費，那就大可以請別人幫忙做。最後，(4) 不重要又不緊急，那就可以先放一邊再處理了。

之後，就把事情放進一天又一天的 To-Do List 中，安排把事項處理掉。以下為我用 Google Keep 把每個項目和每日的跟進事項好好處理。(註：用 Evernote 的朋友也可以這樣做，只是我做這個動作時，只有 Google Keep 能夠做到桌面都有按時提示而已)

首先，我會為每個項目都開一張新的清單，把要跟進的事項都寫進去，然後再把最快要處理事項設定在計劃要處理前三晚做提示。

到每一天的晚上，我會就著要處理的事項，再排之後三天要處理的工作事項的 To-Do List，及為之後一天要處理的事項按重要性和工作難度排先後之序。

但我都是人，工作集中在一些事上久了，總會迷失。所以我每個月，都總會找一個時間坐下來，打開我在 Evernote 筆記薄上的記事，檢討我判斷事情的重要性和按排上，有沒有改善的空間，和我距離目標有沒有變近了。

而我發現，自從這樣做後，得到好就是把一團糟的生活弄整齊。更重要是，處理事情時變得更有效，更能把應允別人要做的事絕大部份都能按時做。這樣做，讓我的信用度大大提高。而做開生意的人，就會明白這個信用度提高後，代表的是更多的機會之門為你而開吧！

更重要是，我有一個更清醒的腦袋，去應付生活上的事務。

做決定的三個面向

猶太人的讀物《羊皮巻》中，有這樣的一個故事。

買了別人田地裡的兩棵樹木，並不代表周圍的土地也買下。因而，不可對這棵樹修剪。這是因為樹幹長出的樹芽才歸買樹人所有，但是根部長出來的樹芽依舊歸地主所有。如果樹本枯死了，樹木周圍的土地也依舊歸地主所有。買樹人不可視為自己的財產。

但如果是買了三棵樹，就可以連樹木周圍的土地一起購買過來，樹木長高了，可以進行修剪，無論是樹根發出的樹芽，還是樹幹發出的樹芽，都是買樹人的財產，樹木枯死了，樹木周圍的土地也就成買樹人的財產。

故事背後的喻意，就是當我們知道一個觀點時，他只是一個觀點而已。兩個點代表一條直線，最少三個點才能完成一個面，把東西包在內。這時候，才算是對一件物事思慮周全。

結合了康納曼的研究，發現很多時，人們忽略了統計的數據。但在低度肯定性的環境下，很多時，人類都會對直覺過度有信心。而為了在應用中相對簡易去實踐最少三個角度去看一件事，我會集中去收集正反兩面的觀點，和一些統計得來的數據說話。

以早陣子去了中山看樓盤的事做例子，那天銷售員真的成功做了一個好好的紛圍，不止是導賞，連身邊的團友都一致正面的認為是可以入手的。

雖然我都覺得樓盤是值得入手的，但我那天只是開了 Evernote，把正面和跟團友一起想到的反面的見解記下，再用 Checklist 清單把統計面要知的事記下，格式如下圖。

而用 Evernote 去記事的原因，是這個決定是重要但不緊急，我想靈活運用我的零碎時間時的想法，和全心為這件事工作時搜集的資料，整合成一張清單，去幫助自己做最適當的決定。

業務員的數位工具整合

作為一個業務員，到每一個社交場合，一定會交換名片。 久而久之，枱面上會累積了大量的名片。

其實很多時，這些名片的主人，只能歸納為連絡人而已，和談業務差上十萬九千里遠。但對業務員來說，一個連絡人就是一個機會，如何在記錄連絡人同時，又不會在每一個機會耗費太多的時間成本，成為每一個業務都面對的共同課題。

其中，Evernote Hello就是一個很好的工具。他的作用是讓你記下一個連絡人時，讓用家很方面的記下認識的場合，和標示一些讓你有印象的標記。如有名片，我也會拍下名片的照片以作記錄。整個操作流程大概如下：

（一）由於多是新連絡人，所以我會選手動輸入或拍名片輸入。

（二）輸入當時所知的該連絡人資料，我會在最少有電話或電郵的情況下方作輸入。連這些其中一項都沒有時，記下由於之後都整理不了完整的認識流程，所以我會不作記錄。

（三）輸入認識地址和時間，讓 Evernote Hello 能以時間線把這些有印象的連絡人以時間排序來表達，方便日後搜索用

（四）在 Note 中輸入認識的場合，和對這個人的特別印象

（五）如有名片，我會在Detail頁面輸入其他較為詳細的資料

做了這些步驟時，不會保證你一定記得這個人。但當你再遇上他/她時，再輸入同樣的電話或電郵時，Evernote Hello會自動在同一個連結人名下再加會面記錄。以後，就算是這類弱連結，只要每個連結花一兩分鐘做記錄，你們間的微小相遇也能記得到。

相這些弱連結，正式開始有業務上的交流，我就會把 Evernote Hello 中，把這個連結變成電話中的連絡人。由於我電話聯絡人是和 Google Contact 同步的，所以，我能我就能在 Gmail 中點連絡人，用搜尋把他找出來，再加上其他詳情。

而我和這個連絡人的電郵交流，我會利用 Gmail Tag的功能，把它們標示起來。這樣，電郵的標題可以比較集中為要處理的事項和項目服務，客戶分類就交由Tag去負責。

同時間，客戶和業務的不同階段，我也會用不同顏色的標籤標示，這樣我一看，就大約知道我的業務狀況，並據此進行調整。

而 Gmail 的加星號，更可用於標示一些反響式的待辦事項，如客戶把設計所需的相片發了給你，你之後就要作出相應安排之類的事項。

這個方法，讓我現在未整理的名片數量一步步的減少，也期望這個方法同樣能幫到其他受此問題困擾的伙伴們吧！