業務員的數位工具整合

作為一個業務員，到每一個社交場合，一定會交換名片。 久而久之，枱面上會累積了大量的名片。

其實很多時，這些名片的主人，只能歸納為連絡人而已，和談業務差上十萬九千里遠。但對業務員來說，一個連絡人就是一個機會，如何在記錄連絡人同時，又不會在每一個機會耗費太多的時間成本，成為每一個業務都面對的共同課題。

其中，Evernote Hello就是一個很好的工具。他的作用是讓你記下一個連絡人時，讓用家很方面的記下認識的場合，和標示一些讓你有印象的標記。如有名片，我也會拍下名片的照片以作記錄。整個操作流程大概如下：

（一）由於多是新連絡人，所以我會選手動輸入或拍名片輸入。

（二）輸入當時所知的該連絡人資料，我會在最少有電話或電郵的情況下方作輸入。連這些其中一項都沒有時，記下由於之後都整理不了完整的認識流程，所以我會不作記錄。

（三）輸入認識地址和時間，讓 Evernote Hello 能以時間線把這些有印象的連絡人以時間排序來表達，方便日後搜索用

（四）在 Note 中輸入認識的場合，和對這個人的特別印象

（五）如有名片，我會在Detail頁面輸入其他較為詳細的資料

做了這些步驟時，不會保證你一定記得這個人。但當你再遇上他/她時，再輸入同樣的電話或電郵時，Evernote Hello會自動在同一個連結人名下再加會面記錄。以後，就算是這類弱連結，只要每個連結花一兩分鐘做記錄，你們間的微小相遇也能記得到。

相這些弱連結，正式開始有業務上的交流，我就會把 Evernote Hello 中，把這個連結變成電話中的連絡人。由於我電話聯絡人是和 Google Contact 同步的，所以，我能我就能在 Gmail 中點連絡人，用搜尋把他找出來，再加上其他詳情。

而我和這個連絡人的電郵交流，我會利用 Gmail Tag的功能，把它們標示起來。這樣，電郵的標題可以比較集中為要處理的事項和項目服務，客戶分類就交由Tag去負責。

同時間，客戶和業務的不同階段，我也會用不同顏色的標籤標示，這樣我一看，就大約知道我的業務狀況，並據此進行調整。

而 Gmail 的加星號，更可用於標示一些反響式的待辦事項，如客戶把設計所需的相片發了給你，你之後就要作出相應安排之類的事項。

這個方法，讓我現在未整理的名片數量一步步的減少，也期望這個方法同樣能幫到其他受此問題困擾的伙伴們吧！

圍繞 Gmail 和 雲端 工作的一天

當讀到 GMail 有新功能，和 +esor huang 網友所寫的很多有關工作整理的文章，啟發了我也分享平時我是怎樣利用各種雲服務，去建立我的工作環境。

讓我簡單介紹我的背景，我在我公司的工作，主要是跑業務 (Sales) 和統籌接回來的項目 (Project Manager)。隨著業務的積累，要處理的事項越來越多。所以，我從 Google 的服務引申了一套自己的工作流程管理。

首先，每天一開始，隨了基本的梳洗外，我第一件事一定會開 Feedly 去讀外國的最新科網資訊。使用 Feedly 的原因是其雲端特性，一套雜誌選擇設定可以跨平台操作。而選擇在早上看是外國的貼文多是在我們下班後出現，早上看可以一次過看回晚上發生的最新消息。

之後，看到對的新聞，就會用按分享至 Pocket 記下來。用 Pocket 的好處是手機上看的東西，可以回到公司，打開 Chrome 就可以把新聞打開。這個動作好像剪報，我可以很輕易的讓我的同事和客戶得到第一手整理的資訊，和取出我有用的資訊。

吃過早餐在途上時，我會用手機上開 Gmail 清理垃圾和看看有甚麼東西要更新處理。這時看 Email 只會看，不會回覆。因為這回的目的時要排當天要做的事的重要性。這是我會用到 Any.Do。如在查看電郵時有新的事項要處理，都會在這個時候新加進去。之後，我會看看當天的工作份量會不會過多或過少。過多的，就延遲一些不太緊急或重要的事項；過少的，就把一些積壓的事項都處理掉。選用Any.Do的原因，大家可以按此查看，在此不再重覆了。

當回到辦公室後，第一件事就是開 Gmail 了。配合 Gmail 的標籤功能，我可以讓所有透過 Email 傳遞的故事，都跟據項目標籤好。好處時可以有效大大縮小我要搜尋和消化的範圍，更好的理解相應的前文後理。再加上配合了 Any.Do 的 Chrome 插件後，我就可以把要稍後處理的事，加入待辦事項清單，稍後安排處理。

有項目要管理，當然要有雲端硬碟了。而最終選用 Google Drive 的原因是，結合 Gmail 後，遇上要發大容積 PSD 檔給對方，我只需要存檔在本機的 Google 雲端硬碟檔案，然後好像加入附件般把檔案依附在郵件中發給對方，而對方都只是一按連結就能下載該檔案了。這樣，附件的檔案就算有10GB，對方有最大收件限制都能發給對方了。以前要這樣做，要借助 FTP 幫忙，步驟可沒那麼直觀了。

而且，透過用 Google Drive 中的 Document 功能，我可以把項目的一些計劃分享給客戶填寫和加備註，好確保大家所說所做的事都是一致。當然，Formatting還未可以和 Microsoft Office 比，但說到協同合作，就有其獨有的方便性。

但不得不說，Google Drive有很多功能，要好好運用是需要一定的邏輯，希望將來在直觀上做得更好，使用也能更普及了。

由此可見，就算是一天沒外出見客戶，但要做好日常工作，這些雲端工具的幫忙也大大提升了工作效率了。不知道數碼工具，又會怎樣幫助大家工作呢？