其實,在研究任何方法去改善自己的工作流程時,我都會運用 KISS 原則,Keep It Simple Stupid。
凌亂的桌面
小時候,我常常被父母罵桌面這樣凌亂,大個被人看見,會以為個人沒組織力和工作效率,會沒出息的。
我那時在想,為甚麼我收拾桌面和自己地方時,已經那麼用心設想好每一件東西該在的位置,但為何兩三天就打回原樣呢?
後來,我發現桌面儘管凌亂,要的東西總是找到的。於是,我再收拾時,都盡量按凌亂後東西的位置設計擺放的空間。之後,再過了數次位置調整後,及後收拾東西時,只是清理沒用的東西就行了。
這個事件讓我體現到,所有設計都要按人的習慣去想。而對於人來說,最簡單的東西,就是最 Stupid 最不要用腦的東西。而習慣這東西,就是將一些常規性的行為,烙印在腦中,以後不再浪費精力,不用腦去想去做的行為了。而按習慣去設計,最能讓我平時保持最簡單和無腦的方式,保持桌面整潔了。
工作流程
到處理工作程序時,為了要用最少的資源和時間去創造最大的價值,在設計流程時,最先要做的時了解成員的普遍習慣。因為人類按習慣做事,是最省力,出錯最少的。只是,設計工作流程比單純的收拾桌面復雜。這是人人的成長環境不同,故習慣也不同的緣故。
因此,在工作流程中,設計者只能做好「接口」。即人人都能懂的格式,以讓各岡位的成員能夠按自己的習慣以最有效的方式工作,而讓成果按「接口」的規格生成,讓其他人都能看懂和跟進。
這些接口,數位述語稱之為 API,在日常生活中我們稱之為文件。而文件的設計,這樣說來很「工科」,其實也很「藝術」,總的來說是按人性做「設計」。設計出來的文件,也是運用 KISS 的原則,讓大家都平均用最少時間成本去生成這些文件。不然,機構中的人會變得為做「文件」而做「文件」,忘記了做「實事」。
產品設計
而產品設計比上述兩件更進一步了。通常,一件新產品的面世,通常是創造者發現市場上一個未被滿足的需求,伴隨著商機而生成。
而產品設計,最基本就是幫助用家在得到產品帶來的利益同時,能減低使用者因要用新產品而衍生出來的學習成本,和創造這件產品的生產成本。
就以客人外判給我們製作的,流動排隊管理應用為例,為了店員能更快上手整個系統,整個介面因此就像是現有的排隊格仔紙,及傳統打印排隊票的控制鍵盤的合體。
而為了減低用家的學習成本同時,還照顧沒有smartphone的用家,系統因此設計成可打印附上 QR Code 的實體排隊票出來。
這樣做,可以讓用家利用等位的時間,以 QR Code 和店舖上的簡單教學指示,讓用家憑藉掃描票上的 QR code,下載應用。再利用App 掃描多一次 QR Code,就能夠逛街,免除在餐廳門外乾等的煩惱了。
至於在用家介面的排版上,為了讓用家可以更快的上手,介面運用的元素,最主要都是大家耳熟能詳的組成。務求減低用家使用這個 App 的學習門檻。而 App 中各種服務的排位,也會協助用家一步步發掘和探索。
可見,產品設計最大的難度,就是無可避免的要讓用家學習一些新的習慣,去得到產品帶來的好處。當中,盡量利用人的認知去降低學習門檻,及引領用家發掘新行為帶來的好處。而要去到好的產品設計,更需要就是一個亮麗的外表,吸引到用家上手。
做到以上這些要點,才可算是幫產品 Keep it Simple Stupid。那用家才會 Kiss 你的產品!